¿Eres dueño de un concesionario de automóviles en Estados Unidos? Si es así, es importante que estés al tanto de las reglas federales de retención de registros. Estas regulaciones son de vital importancia para garantizar que tu negocio cumpla con las exigencias legales y pueda manejar adecuadamente la documentación relacionada con la venta de vehículos. En este artículo, te brindaremos toda la información necesaria sobre las reglas federales de retención de registros para concesionarios de automóviles, para que puedas mantener tu negocio en cumplimiento y evitar problemas legales. ¡Sigue leyendo para descubrir más!
El mantenimiento de registros es un aspecto esencial de cualquier negocio, pero el gobierno federal establece estándares muy específicos para el mantenimiento de registros por parte de los concesionarios de automóviles. Debido a que las actividades de este tipo de empresas pueden afectar a tantos intereses, las empresas deben mantener numerosos registros. Los concesionarios de automóviles pueden eventualmente eliminar muchos de sus registros, pero deben conservarlos durante ciertos períodos de tiempo establecidos por el gobierno federal, según el tipo de registro.
Ministerio de Transporte
El Departamento de Transporte de EE. UU. exige que los concesionarios de automóviles conserven los certificados de kilometraje del odómetro durante cinco años. Debe conservar los nombres y direcciones de los compradores de neumáticos durante tres años. Los concesionarios deben conservar los formularios de instalación del interruptor de la bolsa de aire por tiempo indefinido.
Debido a que la seguridad de los vehículos requiere mantenimiento, el gobierno audita a las personas que realizan este trabajo. Los comerciantes deben realizar controles de seguridad de forma indefinida. Debe conservar los registros de accidentes y las calificaciones del probador de frenos durante un año y los registros de inspección y mantenimiento durante 14 meses o seis meses después de la venta del vehículo. Los distribuidores deben conservar los registros de las pruebas de drogas de sus empleados durante cinco años si las pruebas son positivas y durante un año si son negativas.
Agencia de Protección Ambiental
Los concesionarios de automóviles deben seguir varias regulaciones de la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. Debe conservar los registros de residuos y petróleo peligrosos, incluidos los informes de envío de residuos peligrosos, las listas de identificación de residuos peligrosos y los resultados de las pruebas de residuos, durante tres años.
Debido a que los tanques de almacenamiento subterráneo (UST) representan una grave amenaza para el medio ambiente, los concesionarios de automóviles deben archivar los registros relacionados con ellos. Debe conservar los registros de diseño, construcción, instalación y notificación de UST nuevos, los documentos de reparación de UST y los registros de responsabilidad financiera de forma indefinida, y los informes de detección de fugas de UST durante cinco años.
Comisión Federal de Comercio
La Comisión Federal de Comercio exige que los concesionarios de automóviles mantengan ciertos registros. Las solicitudes de préstamos de igualdad de oportunidades deben conservarse durante 25 meses. Los concesionarios deben conservar las declaraciones de divulgación de la Ley de Verdad en los Préstamos y la Ley de Verdad en el Arrendamiento durante dos años.
Debes conservar los documentos relacionados con la venta de automóviles, como guías de compra, contratos de venta y contratos de garantía y servicio, por tiempo indefinido. Debe mantener registros de las ventas de autopartes durante seis años.
Registros de empleo y ventas.
Los concesionarios de automóviles deben mantener numerosos registros sobre sus empleados. Debe conservar los registros de compensación de ventas, tarjetas de tiempo y registros de ventas diarias durante tres años.
Los concesionarios deben mantener registros de inventario: formularios de reasignación de vehículos del concesionario, acuerdos de consignación y acuerdos de compra de vehículos durante tres años, y registros de inventario de vehículos nuevos durante dos años.
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Reglas federales de retención de registros para concesionarios de automóviles
Mantener registros es un aspecto esencial de cualquier negocio, pero el gobierno federal establece estándares muy específicos para la retención de registros por parte de los concesionarios de automóviles. Debido a que las actividades de este tipo de negocio pueden afectar a muchos intereses, las empresas deben conservar numerosos registros. Los concesionarios de automóviles eventualmente pueden eliminar muchos de sus registros, pero deben conservarlos durante períodos de tiempo específicos, según el tipo de registro, según lo establecido por el gobierno federal.
Departamento de Transporte
El Departamento de Transporte de los Estados Unidos requiere que los concesionarios de automóviles conserven los registros de kilometraje del odómetro durante cinco años. Deben mantener los nombres y direcciones de los compradores de neumáticos durante tres años. Los concesionarios deben conservar de forma indefinida los formularios de instalación de interruptores de bolsas de aire. Debido a que mantener los vehículos seguros requiere mantenimiento, el gobierno examina a las personas que realizan este trabajo. Los concesionarios deben conservar las revisiones de cumplimiento de seguridad de forma indefinida. Deben conservar los registros de accidentes y las cualificaciones de los inspectores de frenos durante un año, y los registros de inspección y mantenimiento durante 14 meses, o durante seis meses después de que el vehículo sea vendido. Los concesionarios deben conservar los registros de pruebas de drogas de los empleados durante cinco años si las pruebas son positivas y un año si son negativas.
Agencia de Protección Ambiental
Los concesionarios de automóviles deben cumplir varias regulaciones de la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos. Deben conservar los registros de desechos peligrosos y aceite, incluidos los informes de envío de desechos peligrosos, las listas de determinación de desechos peligrosos y los resultados de las pruebas de desechos, durante tres años. Debido a que los tanques de almacenamiento subterráneos, o UST, representan una grave amenaza ambiental, los concesionarios de automóviles deben mantener registros relacionados con ellos. Deben conservar de forma indefinida los registros de diseño, construcción, instalación y notificación de nuevos UST, los documentos de reparación de UST y los registros de responsabilidad financiera, y los informes de detección de fugas de UST durante cinco años.
Comisión Federal de Comercio
La Comisión Federal de Comercio requiere que los concesionarios de automóviles conserven ciertos registros. Las solicitudes de crédito de igualdad de oportunidades deben conservarse durante 25 meses. Los concesionarios deben conservar las declaraciones de divulgación de la Ley de Veracidad en Préstamos y la Ley de Veracidad en Arrendamiento durante dos años. Deben conservar indefinidamente los documentos relacionados con la venta de automóviles, como las guías del comprador, los contratos de venta y los contratos de garantía y servicio. Deben mantener registros de la venta de piezas de automóviles durante seis años.
Registros de empleo y ventas
Los concesionarios de automóviles deben conservar numerosos registros relacionados con los empleados. Deben conservar los registros de compensación de ventas, las tarjetas de tiempo y los registros de ventas diarias durante tres años. Los concesionarios deben conservar los registros de inventario: formularios de reasignación de vehículos de concesionario, contratos de consignación y contratos de compra de vehículos durante tres años, y los registros del inventario de vehículos nuevos durante dos años.
Referencias:
- “Suplemento de retención de registros para concesionarios de automóviles” – Packer Thomas: https://www.pkftexas.com/wp-content/uploads/2011/03/Record-Retention-Guideline-for-Auto-Dealers.pdf
- John Toivonen: https://www.linkedin.com/in/johntoivonen
Artículo relacionado:
- “Normas del gobierno federal sobre la retención de registros” – Nombre del sitio web o fuente relevante: https://www.ejemplodeenlace.com