En la industria química, la seguridad de los trabajadores y la protección del medio ambiente son aspectos fundamentales. Para cumplir con estas exigencias, es necesario contar con una herramienta esencial: el libro o carpeta de MSDS/SDS. En este artículo, te explicaremos de manera sencilla y práctica cómo armar correctamente este documento tan importante. Descubrirás qué es exactamente un MSDS/SDS, cuál es su importancia y cuáles son los elementos necesarios para elaborarlo. ¡No te lo pierdas!
La Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) exige que los fabricantes e importadores de productos químicos creen una hoja de datos de seguridad (SDS) para cada producto químico o sustancia que fabrican o importan. Los empleadores de OSHA que utilizan estos productos químicos en sus lugares de trabajo deben mantener estas hojas de datos de seguridad, originalmente llamadas “Hojas de datos de seguridad de materiales”, en el lugar de trabajo para que todos los empleados las utilicen en todo momento.
Para cumplir con los requisitos de almacenamiento de las hojas de datos de seguridad de OSHA, una solución popular es almacenarlas en hojas de plástico transparente en una carpeta de hojas sueltas colorida y de tamaño adecuado. Almacenar fichas de datos de seguridad en un CD-ROM o a puerta cerrada puede hacer perder un tiempo valioso en caso de emergencia.
Primero, haga un balance
El primer paso para crear su carpeta de SDS es hacer un inventario de todos los productos y sustancias químicos utilizados en sus instalaciones y crear una SDS actualizada para cada uno. Realice su inventario metódicamente y departamento por departamento, incluido el mantenimiento y la limpieza. Las pinturas, disolventes, productos de limpieza, desinfectantes y otras sustancias similares tienen cada uno su propia ficha de datos de seguridad que debe adjuntarse.
La única excepción son los productos de consumo que se utilizan en sus instalaciones de la misma manera que se utilizan en casa. Esto incluye el líquido para lavar platos que se proporciona en el fregadero de la sala de descanso de los empleados, así como las pequeñas botellas de líquido corrector que se encuentran en muchos escritorios.
Asegúrese de revisar todas las áreas de almacenamiento en busca de sustancias que no estén actualmente en uso. Su ficha de datos de seguridad debe cubrir todo en el sitio, independientemente de si actualmente está en uso o no. Transfiere tus datos a una hoja de cálculo, anotando el nombre común, nombre químico y fabricante o importador, así como cualquier otro dato que tu empresa considere relevante. Para simplificar el proceso, puede resultar útil descargar una plantilla de hoja de inventario MSDS/SDS.
Recoge tus fichas de datos de seguridad
Las fichas de datos de seguridad se pueden obtener fácilmente de los fabricantes, muchos de los cuales las ofrecen para descargar en sus sitios web. Si tiene un inventario de una sustancia química suministrada por más de un fabricante, debe tener una hoja de datos de seguridad separada para cada fabricante.
Sus proveedores deben proporcionarle una ficha de datos de seguridad cuando le entreguen un producto por primera vez y cada vez que la actualicen. Establezca un procedimiento con su departamento de recepción para garantizar que se le envíen todas las fichas de datos de seguridad recibidas.
Organice su libro MSDS/SDS
OSHA no tiene requisitos específicos para organizar carpetas SDS. Si solo tiene un puñado de hojas de datos de seguridad, puede ser mejor simplemente organizarlas alfabéticamente por nombre común. Sin embargo, cuanto más tengas, más importante será indexarlas para que puedas encontrar más fácilmente una ficha de datos de seguridad específica en una situación estresante.
- Para crear su índice, ordene sus tablas en orden alfabético por nombre de producto.
- Asigne números de página a cada elemento de la tabla.
- Ordene sus hojas de datos de seguridad impresas en el mismo orden que la tabla y escriba el número de página apropiado en cada hoja de datos de seguridad.
- Coloque cada ficha de datos de seguridad en una película protectora y coloque las fichas de datos de seguridad ordenadas en la carpeta.
Otro enfoque es crear una entrada de índice para el nombre químico de cada producto, así como el nombre del producto, y cada entrada apunte a la misma hoja de datos de seguridad. Independientemente de si busca el nombre del producto o el nombre químico, podrá encontrar rápidamente la ficha de datos de seguridad.
Añadir otra información relevante
Una buena carpeta SDS contiene algo más que las hojas de datos. Por ejemplo, puede incluir una sección que describa la política de comunicaciones de riesgos de seguridad de su empresa, la persona responsable de su implementación y el alcance de las responsabilidades de esa persona relacionadas con la comunicación de riesgos. Otra sección complementaria podría incluir una lista de todos los diferentes fabricantes e importadores de las sustancias contenidas en su inventario.
Cuando deje de usar una sustancia en sus instalaciones, elimine la hoja de datos de seguridad de su libro y transfiérala a su archivo. Sin embargo, no deseche las fichas de datos de seguridad cuando las desmantele, ya que es posible que deba consultarlas en el futuro.
Consejos
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La hoja de datos de seguridad describe en detalle las propiedades de una sustancia química, peligros potenciales, precauciones de uso y manipulación, rutas de exposición, medidas de control, primeros auxilios y procedimientos de emergencia, y otra información relevante.
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Cómo armar un libro o carpeta MSDS/SDS: Preguntas frecuentes
¿Qué es un MSDS/SDS?
La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) requiere que los fabricantes e importadores de productos químicos preparen una Hoja de Datos de Seguridad, conocida como MSDS o SDS, por sus siglas en inglés, para cada producto químico o sustancia que fabriquen o importen. Los empleadores que utilizan estos productos químicos en sus lugares de trabajo deben mantener estas hojas de datos disponibles en todo momento para todos los empleados.
Para cumplir con los requisitos de retención de las SDS de OSHA, es común almacenarlas en fundas de plástico transparente en una carpeta de anillas de colores llamativos y de un tamaño adecuado. Almacenar las hojas de datos de seguridad en un CD-ROM o detrás de puertas cerradas puede llevar tiempo en caso de una emergencia.
¿Cómo armar un libro o carpeta MSDS/SDS?
El primer paso para armar tu carpeta MSDS/SDS es hacer un inventario de todos los productos químicos y sustancias que se utilizan en tu instalación y adquirir una SDS actualizada para cada uno. Realiza tu inventario de manera metódica, departamento por departamento, incluyendo mantenimiento y limpieza. Pinturas, solventes, detergentes, desinfectantes y otras sustancias similares tienen su propia SDS que debe incluirse.
La única excepción son los productos de consumo que se utilizan en tu instalación de la misma manera que se utilizarían en un hogar. Por ejemplo, el detergente para lavar platos proporcionado en el fregadero de la sala de descanso de los empleados es uno de esos productos, al igual que las pequeñas botellas de corrector que se encuentran en muchos escritorios.
Asegúrate de revisar todas las áreas de almacenamiento en busca de sustancias que no se estén utilizando actualmente. Tu libro de SDS debe cubrir todo lo que se encuentra en las instalaciones, ya esté siendo utilizado o no. Transfiere tus datos a una hoja de cálculo, registrando el nombre común, el nombre químico y el fabricante o importador, además de cualquier dato adicional que tu empresa considere pertinente. Puede resultarte útil descargar una plantilla de inventario de MSDS/SDS para facilitar el proceso.
¿Cómo obtener las hojas de datos de seguridad (SDS)?
Las SDS se pueden obtener fácilmente de los fabricantes, muchos de los cuales las ofrecen para su descarga en sus sitios web. Si tienes existencias de un producto químico suministrado por más de un fabricante, debes tener una SDS separada para cada fabricante.
Tus proveedores deben proporcionarte una SDS la primera vez que te entreguen un producto, así como cada vez que la actualicen. Establece un procedimiento con tu departamento de recepción para garantizar que cualquier SDS recibida se envíe a tu atención.
¿Cómo organizar tu libro o carpeta MSDS/SDS?
OSHA no tiene requisitos específicos sobre cómo organizar las carpetas de SDS. Si solo tienes unas pocas hojas de datos, puede ser mejor organizarlas alfabéticamente por nombre común, pero cuanto más tengas, más importante es indexarlas para facilitar la búsqueda en situaciones de estrés.
Para crear tu índice, ordena tus hojas de cálculo en orden alfabético por nombre del producto. Asigna un número de página a cada elemento de la hoja de cálculo. Ordena las SDS impresas en el mismo orden que las hojas de cálculo y escribe el número de página correspondiente en cada una. Coloca cada SDS en una funda protectora y agrégalas a la carpeta.
Otra opción es crear una entrada en el índice para el nombre químico de cada producto, además del nombre del producto, y que cada entrada apunte a la misma SDS. De esta manera, ya sea que busques por el nombre del producto o el nombre químico, encontrarás rápidamente la SDS correspondiente.
¿Qué más se puede incluir en una carpeta MSDS/SDS?
Una buena carpeta de SDS incluye más que solo las hojas de datos. Por ejemplo, puede incluir una sección que exprese la política de comunicación de riesgos de tu empresa, la persona responsable de implementarla y el alcance de las responsabilidades de esa persona con respecto a la comunicación de riesgos. Otra sección complementaria podría incluir una lista de todos los fabricantes e importadores de las sustancias en tu inventario.
Cuando dejes de utilizar una sustancia en tu instalación, retira la SDS de tu carpeta y transfiérela a tus archivos. No descartes las SDS cuando las retires, ya que puede ser necesario consultarlas en el futuro.
Recuerda que las hojas de datos de seguridad detallan las propiedades de los productos químicos, los posibles riesgos, las precauciones para su uso y manejo, las rutas de exposición, las medidas de control, los procedimientos de primeros auxilios y de emergencia, así como otra información pertinente.
Referencias:
- ILPI: The MSDS FAQ
- OSHA: Hazard Communication Standard: Safety Data Sheets
- Binders Inc: How to Make a Material Safety Data Sheets (MSDS) Binder in 3 Easy Steps
- Occupational Health and Safety: Best Practices for Safety Data Sheets
- Writer Bio: Dale Marshall began writing for Internet clients in 2009. He specializes in topics related to the areas in which he worked for more than three decades, including finance, insurance, labor relations and human resources. Marshall earned a Bachelor of Arts in communication from the University of Connecticut.