En el mundo empresarial actual, el registro y seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados es esencial para garantizar la eficiencia y la transparencia en las organizaciones. En este sentido, las leyes de hojas de horas y firmas juegan un papel fundamental en la regulación de esta práctica tan importante. A lo largo de este artículo, exploraremos todo lo que necesitas saber sobre estas leyes y cómo pueden afectar tanto a los empleados como a los empleadores. Descubre cómo estas normativas pueden mejorar la gestión del tiempo laboral y brindar mayor tranquilidad tanto a los trabajadores como a las empresas. ¡Sigue leyendo para conocer más!
La Ley de Normas Laborales Justas establece que debe registrar todas las horas trabajadas y pagar a los empleados por ellas, pero no dicta qué tipo de sistema de seguimiento del tiempo debe utilizar. Cualquier método es aceptable siempre que sea correcto y completo. Puede desarrollar un sistema de firma de su elección, donde los empleados y sus gerentes firman manualmente las hojas de horas, por ejemplo, o un sistema electrónico donde los pases de los empleados sirven como firmas y el envío de horas por parte de su gerente indica su aprobación.
No firmar o transmitir
Tanto la ley federal como la estatal exigen que usted pague a sus empleados antes del día de pago designado. Muchos estados exigen que los empleadores paguen a sus empleados antes de una fecha determinada del día de pago. Si un empleado no firma su hoja de horas, la entrega tarde o no la entrega en absoluto, no puede retener ni retrasar su cheque de pago. Esto se aplica a los cheques de pago regulares y finales. Por ejemplo, la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas afirma que es ilegal que un empleador retenga el salario final de un empleado porque no firmó su hoja de horas trabajadas. El Departamento de Relaciones Laborales de California dice que no hay excepción a la ley que permite a un empleador diferir el salario de un empleado hasta el siguiente día de pago porque no presentó una hoja de horas trabajadas.
Responsabilidad del empleador
Si un empleado no firma su hoja de horas, la envía tarde o no la presenta, debe pagarle lo que cree que le corresponde. Dado que usted debe mantener sus propios registros de las horas de trabajo de los empleados, puede utilizar estos documentos para pagarle. Si esto no es posible por algún motivo, comuníquese con el empleado o su supervisor para obtener una contabilidad de sus horas trabajadas. Aunque no puede retener su cheque de pago porque no firmó su hoja de horas, puede penalizarlo por no seguir la política de la empresa.
Falso
La falsificación de hojas de horas viola las leyes federales y estatales. Esto se aplica a los gerentes y empleados que falsifican firmas en hojas de horas trabajadas, cambian las horas trabajadas o registran la entrada y salida de otra persona. Por ejemplo, según la ley de California, la falsificación de registros laborales, incluidas las tarjetas de tiempo, es un acto deshonesto por el cual un empleado puede ser despedido por mala conducta. En Nueva York, un empleado puede ser acusado de hurto menor y falsificación. Si la cantidad es significativa, podría enfrentar cargos de hurto mayor.
Política de la compañía
Para garantizar que los empleados sepan cuál es su situación, establezca pautas claras y escritas para el seguimiento del tiempo. Esto también incluye medidas disciplinarias por falsificar hojas de tiempo. Generalmente, los empleadores despedirán a los empleados que falsifiquen hojas de horas sin previo aviso y de forma permanente. Los supervisores que firman hojas de horas certifican que sus empleados realmente trabajaron las horas indicadas y, por lo tanto, pueden estar sujetos a medidas disciplinarias si la información no es cierta.
Leyes de hojas de horas y firmas: Preguntas frecuentes
Las leyes de hojas de horas y firmas son fundamentales para garantizar que los empleados sean compensados de acuerdo con el tiempo trabajado. En este artículo, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con este tema.
¿Cuál es el requisito legal para registrar las horas trabajadas?
La Ley de Normas de Trabajo Justo establece que se deben registrar y pagar todas las horas trabajadas por los empleados. Sin embargo, no especifica el tipo de sistema de registro de tiempo que se debe utilizar. Cualquier método es aceptable, siempre y cuando sea correcto y completo. Puedes desarrollar un sistema de firmas de tu elección, como que los empleados y sus gerentes firmen manualmente las hojas de horas, o utilizar un sistema electrónico en el cual las tarjetas de acceso de los empleados sirvan como sus firmas y la presentación de las horas por parte del gerente indique su aprobación.
Referencia: Sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU.
¿Puedo retener el sueldo de un empleado si no firma o envía su hoja de horas?
Tanto las leyes federales como estatales requieren que pagues a tus empleados en la fecha de pago establecida. En muchos estados, los empleadores deben pagar a sus empleados en un plazo específico el día de pago. Si un empleado no firma su hoja de horas, la presenta tarde o no la presenta en absoluto, no puedes retener o retrasar su sueldo. Esto se aplica tanto a los sueldos regulares como a los finales. Por ejemplo, la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas afirma que es ilegal para un empleador retener el pago final de un empleado porque no firmó su hoja de horas. El Departamento de Relaciones Industriales de California indica que no hay excepciones en la ley que permitan a un empleador retrasar el pago de un empleado hasta el próximo día de pago porque no presentó su hoja de horas.
Referencia: Sitio web del Departamento de Relaciones Industriales de California
¿Qué debo hacer si un empleado no firma su hoja de horas o no la presenta a tiempo?
Si un empleado no firma su hoja de horas, la presenta tarde o no presenta ninguna, debes pagarle lo que creas que le corresponde. Dado que estás obligado a mantener tus propios registros de las horas trabajadas por los empleados, puedes utilizar esos documentos para calcular el pago del empleado. Si por alguna razón esto no es posible, contacta al empleado o a su supervisor para obtener una explicación de las horas trabajadas. Aunque no puedes retener su sueldo porque no firmó su hoja de horas, puedes disciplinarlo por no seguir la política de la empresa.
Referencia: Sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU.
¿Es ilegal falsificar hojas de horas?
Falsificar hojas de horas es una violación de la ley federal y estatal. Esto se aplica tanto a los gerentes como a los empleados que falsifican firmas en las hojas de horas, alteran las horas trabajadas o registran la entrada y salida de otra persona. Por ejemplo, según la ley de California, falsificar registros laborales, incluidas las tarjetas de tiempo, es un acto deshonesto por el cual un empleado puede ser despedido por mala conducta. En Nueva York, un empleado puede ser acusado de un delito menor de hurto y falsificación. Si la cantidad es significativa, podría enfrentar un cargo de felonía por hurto mayor.
Referencia: Sitio web del Departamento de Desarrollo del Empleo de California
¿Cómo establecer una política de hojas de horas para mi empresa?
Para que los empleados sepan qué esperar, es importante establecer políticas claras por escrito sobre el registro de tiempo. Esto incluye acciones disciplinarias para aquellos que falsifiquen las hojas de horas. En general, los empleadores suelen despedir de inmediato y de forma permanente a los empleados que falsifican sus hojas de horas. Los supervisores que firman las hojas de horas están confirmando que sus empleados realmente trabajaron las horas declaradas y, por lo tanto, pueden ser disciplinados si la información es falsa.
Referencia: Sitio web del Departamento de Trabajo, Licencias y Regulación de Maryland
Como empleador, es importante cumplir con las leyes de hojas de horas y firmas para garantizar una relación laboral justa con tus empleados. Si tienes más preguntas o necesitas asesoramiento específico, te recomendamos consultar con un profesional del derecho laboral.