California es uno de los estados con mayor población hispana en Estados Unidos, y muchos residentes se enfrentan a situaciones legales que requieren documentos notariados. Si te encuentras en esta situación y no sabes por dónde comenzar, ¡no te preocupes! En este artículo te proporcionaremos las reglas y pautas básicas para la legalización de documentos notariados en California. Con esta información, podrás navegar por el proceso con confianza y seguridad. Así que, ¡prepárate para convertirte en un experto en documentos notariados!
Cuando alguien firma un documento importante en California, es posible que se requiera la certificación notarial de la firma; en otros casos puede recomendarse o permitirse. Cuando una firma se certifica ante notario, se confirma que la persona que firma el documento ha proporcionado pruebas suficientes de su identidad para que el notario confirme que es quien dice ser.
El verbo «notariado» se deriva del término «notario». En California, como en muchos estados, un notario es una persona autorizada para certificar firmas importantes y confirmar la identidad de la persona que las firma. California deja poco al azar cuando se trata de notarización en el estado. La ley otorga al Secretario de Estado de California la responsabilidad de otorgar licencias a los notarios y establecer requisitos para la certificación notarial de documentos.
¿Qué es un notario?
Un notario es una persona autorizada por el estado para hacerlo. Firmas de testigos y confirmación de identidad. la persona que firma un documento. Los notarios sólo tienen los poderes que les otorgan los gobiernos estatales, y cada estado tiene sus propias leyes notariales únicas. Algunos estados otorgan a los notarios el derecho de realizar sólo deberes mínimos, mientras que otros les otorgan más autoridad. El alcance de las competencias de un notario depende enteramente de las leyes notariales del respectivo estado federado, ya que no existe una ley notarial nacional.
El trabajo de un notario es más difícil y complejo de lo que parece. Aunque certificar una firma ante notario y certificar que ha sido certificada ante notario puede no parecer una tarea difícil, en la mayoría de los estados el trabajo de un notario es en realidad más complejo e importante. Los notarios en todas partes prestan juramentos y afirmaciones y certifican el reconocimiento de un documento. Sin embargo, dependiendo de dónde tenga licencia el notario, él o ella puede tener derecho a certificar declaraciones juradas y depósitos, certificar el contenido de cajas de seguridad e incluso celebrar matrimonios civiles.
Requisitos de licencia de notario de California
En California, un notario debe tener una licencia estatal antes de poder certificar documentos ante notario. El Ministro de Asuntos Exteriores explica Reglas para trabajar como notario. También especifica las actuaciones que puede realizar un notario en el país y el alcance de sus facultades.
Cualquiera que quiera obtener una licencia de notario en California debe cumplir con ciertos requisitos: Primero, debe ser residente del estado y tener al menos 18 años. También deberá completar la capacitación, aprobar un examen de materiales y también aprobar una verificación de antecedentes. Debe proporcionar huellas dactilares escaneadas en vivo como parte de la verificación de antecedentes.
Conviértase en notario de California
El Procedimiento para obtener una licencia notarial comienza con una aplicación. La persona debe completar y firmar la solicitud y adjuntar una fotografía de pasaporte a color. Para obtener una licencia de notario original, la persona debe completar un programa de capacitación de seis horas aprobado por el Secretario de Estado. Para las licencias de renovación solicitadas durante la vigencia de la comisión, sólo se requiere un curso de tres horas.
Se debe adjuntar a la solicitud un comprobante de finalización del curso (del proveedor del curso de formación notarial). El solicitante debe registrarse para un examen notarial, pagar la tarifa requerida y aprobar el examen con al menos un 70 por ciento.
Si el solicitante aprueba el examen, deberá someterse a una verificación de antecedentes y tomarle las huellas dactilares antes de ser autorizado y autorizado para solicitar un sello notarial, que es esencial para certificar ante notario la mayoría de los documentos.
Inhabilitación por condenas
Si el solicitante ha sido condenado por un delito grave y ha estado encarcelado o en libertad condicional en los diez años anteriores a la fecha de la solicitud, será descalificado. Algunas condenas por delitos menores también resultan en descalificación. No revelar una creencia siempre será así. Razones de descalificación.
Proceso de fianza notarial
Una vez que el solicitante haya recibido los documentos de la comisión de cuatro años, debe obtener una fianza notariada. Según la ley del estado de California, un notario público debe depositar una fianza oficial por un monto de $15,000 en la oficina del secretario de su condado local dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de inicio del compromiso.
Certificado de reconocimiento de California
El formulario más común que completa un notario en California es este Certificado de reconocimiento. Este formulario se puede adjuntar a casi cualquier documento que requiera firma, aunque existen excepciones limitadas. El lenguaje requerido del formulario de certificado se establece en la Sección 1189 del Código Civil de California.
Con el acta de reconocimiento, el notario certifica que la persona que firma el documento adjunto compareció personalmente ante él. La fecha y el lugar de esta comparecencia también se indican en el certificado. El notario también certifica que ha visto “pruebas satisfactorias” que confirman la identidad de la persona que firma.
La certificación notarial es firmada por el notario bajo pena de perjurio. El notario utiliza su sello oficial en el documento y también registra toda la información relevante sobre el asunto en su registro oficial. Esta información también incluye cómo confirmaron la identidad del firmante.
Formulario Jurat de California
El segundo formulario más comúnmente completado por los notarios de California se llama Jurat y está autorizado bajo la Sección 8202 del Código de Gobierno. Un formulario Jurat contiene las palabras «firmado y jurado» o «firmado y confirmado». Esto significa que la persona que firma no solo ha confirmado que firmó el documento que se está certificando ante notario, sino que realmente lo firmó ante el notario en la fecha y el condado especificados. En Jurat, un notario también jura que ha prestado juramento o declaración jurada a la persona antes de firmar la escritura y ha confirmado la identidad del firmante.
Confirmación de la identidad del firmante
Independientemente de si se utiliza un certificado notarial o un jurat, se requiere que un notario confirme la identidad de la persona que firma. Ésta es una de las cosas que certifica el notario: que la persona que firma el documento notarial se ha identificado correctamente. La ley de California es muy específica sobre cómo se puede confirmar la identidad.
Identificaciones aceptables
Primero, tenga en cuenta que la ley de California exige que la persona que firma el documento comparezca ante el notario en persona. En este estado, no es legal certificar ante notario un documento mediante un proceso en línea. El método más común para confirmar la identidad de una persona es utilizar una identificación con fotografía emitida por el gobierno. Esto incluye todos estos documentos que estén vigentes o emitidos dentro de los últimos cinco años:
- Licencia de conducir de California.
- Tarjeta de identificación de California.
- Pasaporte de Estados Unidos.
- Tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Correcciones y Rehabilitación de California o el departamento del sheriff.
También se aceptan otras licencias de conducir estatales o tarjetas de identificación emitidas por México o Canadá siempre que incluyan una fotografía, una descripción de la persona, la firma de la persona y un número de identificación. Esto incluye documentos de identificación consular, pasaportes de otros países, una tarjeta de identificación militar de EE. UU., una tarjeta de identificación de empleado emitida por el estado de California o una ciudad o condado de California, o una tarjeta de identificación emitida por un gobierno tribal reconocido a nivel federal.
Establecimiento de identidad por parte de un testigo
La identidad del firmante también puede ser establecida por un testigo personalmente conocido por el notario o por dos testigos no conocidos personalmente por el notario. El notario debe verificar la identidad del testigo o testigos utilizando el mismo tipo de documentación requerida para un firmante. Todo testigo deberá jurar que:
- El firmante que comparece ante el notario es la persona nombrada en el documento.
- El testigo conoce personalmente al firmante.
- Las circunstancias del firmante hacen que le resulte muy difícil o imposible obtener cualquier otra forma de identificación.
- El firmante no cuenta con ninguno de los documentos de identificación requeridos.
- El testigo no tiene ningún interés financiero o monetario en el documento.
Tenga en cuenta que este es el caso en California. Nunca basta con que una persona sea conocida al notario. Ya sea la madre, la vecina o la amiga del notario, el conocimiento personal del notario nunca es suficiente. La persona deberá aportar los mismos documentos de identificación o testigos que un extraño.
Requisitos de mantenimiento de registros según la ley notarial de California
Por ley, un notario de California debe llevar un diario que enumere cada documento que certifica ante notario en el orden en que fue certificado ante notario. Cada asiento debe incluir el tipo de documento, el método de identificación, la hora y fecha de la certificación notarial, el monto que el notario cobró por el servicio y la firma de cada persona que requiere el sello notarial.
Sin embargo, se aplican requisitos adicionales si el documento notariado es una escritura, una escritura de renuncia, una escritura de fideicomiso u otro documento que afecte a bienes inmuebles, o un poder. En este caso, cada firmante notariado también deberá dejar en el diario la huella dactilar de su pulgar derecho. Si no se puede tomar la huella del pulgar derecho de la persona, el notario debe obtener la huella del pulgar izquierdo o la huella de otro dedo.
Documentos que no pueden ser notariados
Si bien un notario público en California generalmente puede certificar ante notario la mayoría de los documentos con firmas, existen algunas excepciones. Algunos ejemplos obvios son los documentos en blanco, los documentos con firmas enviadas por fax y los documentos en los que el notario tiene un interés financiero. Un notario no puede certificar la propia firma.
Limitaciones de las facultades de un notario
También existen algunas otras restricciones. En primer lugar, cuando se trata de poderes, un notario sólo puede certificar copias de los poderes de conformidad con la Sección 4307 del Código Sucesorio. Esto significa que el notario sólo certifica que la persona que certifica ha verificado el poder original y que la copia es copia fiel y correcta del poder original.
En segundo lugar, un notario ordinario no puede certificar copias de certificados de nacimiento, defunción fetal, defunción y matrimonio. Esto sólo lo pueden hacer el canciller del estado, los registradores y los secretarios del condado.
Además, si bien no existe una prohibición general de certificar documentos de inmigración ante notario según la ley de California, varias leyes la regulan. Primero, un notario no puede ayudar a una persona a completar formularios de inmigración a menos que sea un abogado autorizado o un consultor de inmigración registrado en California. Para garantizar el cumplimiento de esta regla, un notario no puede cobrarle a nadie más de $15 por certificar ante notario una serie de formularios de inmigración.
No es necesario certificar el testamento ante notario
California no requiere que una última voluntad y testamento esté notariado para ser válido. Más bien, un testamento escrito estandarizado debe ser certificado ante notario, lo cual es un asunto diferente. Un notario sólo puede certificar un testamento a petición de un abogado.
Honorarios por notariado de documentos
La ley de California (Código de Gobierno, Sección 8211) regula los honorarios máximos que un notario puede cobrar por diversos servicios. De lo contrario, el notario es libre de cobrar menos o nada si así lo desea. Queda a discreción del notario o de su empleador si se cobran honorarios notariales y en qué medida, siempre que el importe no supere los honorarios máximos legales.
En general, la tarifa máxima que puede cobrar un notario en California es de $15 (al momento de esta publicación). El notario podrá cobrar $15 por cada firma notarial o juramento prestado. Esto significa que el costo de uno de los dos servicios notariales más comunes, la notarización y los servicios legales, no puede exceder los $15.
Lo mismo se aplica a la legalización de copias certificadas de poderes y, por persona, a la legalización de formularios de inmigración. Los notarios no pueden cobrar honorarios por certificar las firmas en una boleta.
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Reglas para documentos notariados en California
Cuando alguien firma un documento importante en California, puede ser requerido que el documento sea notariado; en otros casos, puede ser recomendado o permitido. Cuando se notariza una firma, se confirma que la persona que firma el documento presentó suficiente evidencia de su identidad para permitir al notario confirmar que son quienes dicen ser.
El verbo «notarizar» viene del término «notario público». En California, al igual que en muchos estados, un notario público es una persona autorizada para presenciar firmas importantes y confirmar la identidad de la persona que firma. California no deja nada al azar cuando se trata de notarización en el estado. La ley otorga al Secretario de Estado de California la responsabilidad de otorgar licencias a los notarios y establecer los requisitos para los documentos que se notarizan.
¿Qué es un notario?
Un notario público es una persona autorizada por el estado para presenciar firmas y confirmar la identidad de la persona que firma un documento. Los notarios solo tienen la autoridad que les otorgan sus gobiernos estatales, y cada estado tiene sus propias leyes notariales únicas. Algunos estados otorgan a los notarios el derecho de realizar tareas mínimas, mientras que otros les otorgan más autoridad. El alcance de la autoridad de un notario depende completamente de las leyes notariales de cada estado, ya que no existe una ley notarial nacional.
El trabajo de un notario es más difícil y complejo de lo que parece. Aunque presenciar una firma y certificar que se ha presenciado puede no parecer una tarea difícil, el trabajo de un notario en la mayoría de los estados es en realidad más complejo y importante. Los notarios en todas partes administran juramentos y afirmaciones, y certifican el reconocimiento de un documento. Pero, dependiendo de dónde esté licenciado el notario, puede tener derecho a certificar declaraciones juradas y testimonios, certificar el contenido de cajas de seguridad e incluso realizar ceremonias de matrimonio civil.
Requisitos de licencia de notario en California
En California, un notario debe tener licencia del estado antes de poder notarizar documentos. El Secretario de Estado establece las reglas para convertirse en notario y también especifica los actos que un notario puede realizar en el estado y el alcance de su autoridad.
Para obtener una licencia de notario en California, cualquier persona debe cumplir ciertos requisitos: en primer lugar, deben ser residentes del estado y tener al menos 18 años de edad. También deben completar un curso de capacitación, aprobar un examen sobre el material y pasar una verificación de antecedentes. Además, deben proporcionar huellas dactilares a través de Live Scan como parte de la verificación de antecedentes.
Convertirse en un notario en California
El proceso para obtener una licencia de notario comienza con una solicitud. La persona debe completar y firmar la solicitud y adjuntar una foto a color tipo pasaporte. Para obtener una licencia de notario original, la persona debe completar un programa de capacitación de seis horas aprobado por el Secretario de Estado. Para las licencias de renovación solicitadas mientras la comisión está activa, solo se requiere un curso de tres horas.
La prueba de finalización del curso (proporcionada por el proveedor del curso de educación notarial pública) debe adjuntarse a la solicitud. El solicitante debe registrarse para un examen de notario, pagar la tarifa requerida y aprobar el examen con un 70% o más de calificación.
Si el solicitante aprueba el examen, debe someterse a una verificación de antecedentes y proporcionar huellas dactilares antes de que se le otorgue su comisión y se le permita solicitar un sello notarial, que es esencial para notarizar la mayoría de los documentos.
Descalificación debido a condenas
Si el solicitante ha sido condenado por un delito grave y ha estado encarcelado o en libertad condicional en los 10 años anteriores a la fecha de solicitud, será descalificado. También hay condenas por delitos menores que también son descalificantes. Cualquier omisión de revelar una condena siempre será motivo de descalificación.
Proceso de fianza de notario público
Una vez que un solicitante ha recibido sus documentos de comisión de cuatro años, debe obtener una fianza de notario público. Según la ley estatal de California, un notario público debe presentar una fianza oficial por el monto de $15,000 en la oficina del secretario del condado local dentro de los 30 días calendario a partir de la fecha en que comienza la comisión.
Certificado de Reconocimiento de California
El formulario más común que completa un notario en California es el Certificado de Reconocimiento. Este formulario se puede adjuntar a casi cualquier documento que requiera una firma, aunque hay excepciones limitadas. El lenguaje requerido en el formulario del certificado se establece en la Sección 1189 del Código Civil de California.
Con el Certificado de Reconocimiento, un notario certifica que la persona que firma el documento adjunto compareció en persona ante ellos. La fecha y el condado de esta comparecencia también se registran en el certificado. El notario también certifica que ha visto «evidencia satisfactoria» que confirma la identidad de la persona que firma.
La certificación del notario está firmada por el notario bajo pena de perjurio. El notario utiliza su sello oficial en el documento e ingresa toda la información relevante sobre el asunto en su registro secuencial oficial. Esta información incluye la forma en que confirmaron la identidad del firmante.
Formulario de Juramento de California
El segundo formulario más común completado por los notarios de California se llama juramento, autorizado según la Sección 8202 del Código de Gobierno. Un formulario de juramento contiene las palabras «suscrito y jurado» o «suscrito y afirmado». Esto significa que la persona que firma no solo reconoce que firmó el documento que se certificará, sino que realmente lo firmó frente al notario público en la fecha y en el condado especificado. En el juramento, el notario también jura que administró el juramento o la afirmación a la persona antes de que firmara el documento y que confirmó la identidad del firmante.
Confirmación de la identidad del firmante
Ya sea que se utilice un certificado de afirmación o un juramento, un notario público está obligado a confirmar la identidad de la persona que firma. Esto es una de las cosas que el notario está certificando: que la persona que firma el documento notarizado ha identificado correctamente quien es. La ley de California es muy específica sobre cómo se puede confirmar la identidad.
Formas de identificación aceptables
En primer lugar, tenga en cuenta que la ley de California exige que la persona que firma el documento comparezca en persona ante el notario. No es legal notarizar un documento en un procedimiento en línea en este estado. El método más común para confirmar la identidad de una persona es con uno de varios documentos oficiales de identificación con foto. Estos incluyen cualquiera de estos documentos que sea actual o que se haya emitido en los últimos cinco años:
- Licencia de conducir de California.
- Tarjeta de identificación de California.
- Pasaporte de los Estados Unidos.
- Tarjeta de identificación de recluso emitida por el Departamento de Correcciones y Rehabilitación de California o por un departamento del sheriff.
También se permiten otras licencias de conducir o tarjetas de identificación estatales, o aquellas emitidas por México o Canadá, siempre que contengan una fotografía, una descripción de la persona, la firma de la persona y un número de identificación. Esto también se aplica a los documentos de identificación consular, los pasaportes de otros países, una tarjeta de identificación militar de los Estados Unidos, una tarjeta de identificación de empleado emitida por el Estado de California o por una ciudad o condado en California, o una tarjeta de identificación emitida por un gobierno tribal reconocido por el gobierno federal.
Establecimiento de la identidad mediante un testigo
La identidad de la persona que firma también se puede establecer mediante un testigo conocido personalmente por el notario o dos testigos que no sean conocidos personalmente por el notario. Se requiere que el notario verifique la identidad del testigo o testigos utilizando el mismo tipo de documentación requerida para un firmante. Cada testigo debe jurar que:
- La persona que comparece ante el notario público es la persona mencionada en el documento.
- El testigo conoce personalmente al firmante.
- Las circunstancias del firmante hacen que sea muy difícil o imposible obtener otra forma de identificación.
- El firmante no tiene ninguno de los documentos de identificación requeridos.
- El testigo no tiene ningún interés financiero en el documento.
Debe tenerse en cuenta que, en California, nunca es suficiente que una persona sea conocida por el notario público. Ya sea la madre, el vecino o el amigo del notario, el conocimiento personal del notario nunca es suficiente. La persona debe presentar los mismos tipos de documentos de identificación o testigos que un desconocido.
Requisitos de registro según la ley notarial de California
Según la ley de notarios de California, un notario debe llevar un registro en el que se enumeren, en orden de certificación, todos los documentos que notariza. Para cada entrada, deben incluir el tipo de documento, el método de determinación de la identidad, la hora y la fecha de la certificación, la cantidad que el notario cobró por el servicio y la firma de cada persona que requiere el sello notarial.
Sin embargo, hay requisitos adicionales si el documento notarizado es una escritura, una escritura de renuncia, una escritura de fideicomiso u otro documento que afecte bienes raíces, o un documento de poder notarial. En ese caso, cada firmante notarizado también debe proporcionar una huella dactilar de su pulgar derecho en el registro. Si no se puede tomar la huella dactilar del pulgar derecho de la persona, el notario debe obtener la huella dactilar del pulgar izquierdo u otra huella dactilar.
Documentos que no pueden ser notarizados
Aunque en general un notario puede notarizar la mayoría de los documentos con firmas en California, hay algunas excepciones. Algunas de las más obvias son los documentos en blanco, los documentos con firmas enviadas por fax y los documentos en los que el notario público tiene un interés financiero. Un notario no puede presenciar su propia firma.
Restricciones a las facultades de un notario
Además, existen algunas otras restricciones. En primer lugar, en lo que respecta a los poderes notariales, un notario público solo puede certificar copias de poderes notariales según la Sección 4307 del Código de Sucesiones. Esto significa que el notario solo certifica que la persona certificante ha examinado el poder notarial original y la copia, y que la copia es una copia fiel y correcta del poder notarial original.
En segundo lugar, un notario regular no puede certificar copias de actas de nacimiento, muerte fetal, defunción y matrimonio. Esto solo puede hacerlo el Registrador Estatal, los registradores y los registradores de condado.
Además, aunque la ley de California no prohíbe en general la notarización de documentos de inmigración, existen varias leyes que regulan esto. En primer lugar, un notario no puede ayudar a una persona a completar formularios de inmigración a menos que sea un abogado con licencia o un consultor de inmigración registrado en California. Para asegurarse de que se cumpla esta regla, un notario no puede cobrarle a nadie más de $15 por notarizar un conjunto de formularios de inmigración.
No es necesario que los testamentos sean notarizados
California no exige que un testamento válido sea notarizado. En su lugar, se requiere que un testamento escrito estándar sea testificado, lo cual es un asunto diferente. Un notario solo puede notarizar un testamento cuando así lo solicite un abogado.
Tarifas por notarización de documentos
Las leyes de California (Sección 8211 del Código de Gobierno) regulan la tarifa máxima que un notario puede cobrar por diferentes servicios, pero, por lo demás, el notario es libre de cobrar menos o no cobrar si así lo elige. La decisión de cobrar una tarifa notarial y cuánto cobrar queda a discreción del notario público o su empleador, siempre y cuando la cantidad no sea mayor que las tarifas máximas estatutarias.
En general, la tarifa máxima que un notario público puede cobrar en California es de $15 (a partir de la fecha de publicación). El notario puede cobrar $15 por cada firma que notarice o por cada juramento que administre. Esto significa que el costo de cualquiera de los dos servicios notariales más comunes, los certificados de afirmación y los juramentos, no puede ser mayor a $15.
Lo mismo se aplica a la notarización de copias certificadas de poderes notariales y, por persona, a la notarización de formularios de inmigración. No se permite a los notarios cobrar una tarifa por notarizar firmas en una boleta electoral.
Referencias
- American Society of Notaries: ¿Qué es un notario?
- California Secretary of State: 2021 Notary Public Handbook
- US Legal: California Laws on Notaries Public
- National Notary: 3 Facts California Notaries Should Know for Identifying Signers
- California Secretary of State: Become a Notary Public
- Notaries.com: How to Become a California Notary